Buchungssystem für Bustickets
BUSPORTAL ist ein System für die Sitzplatzbuchung und den Verkauf von Bustickets über die Website, das Admin-Panel, Messenger und weitere Kanäle Ihres Busunternehmens.
Wir zeigen Ihnen den Buchungsablauf anhand Ihrer Routen und Tarife.
Buchungssystem für Fahrten eines Busunternehmens
Das Fahrtenbuchungssystem von BUSPORTAL führt freie Sitzplätze, Tarife, Tickets und Zahlungen in einem einzigen Register zusammen. Bestellungen von der Website, aus dem Admin-Panel, aus dem Telegram-Bot, per E-Mail oder vom Fahrer landen sofort in derselben Datenbank. Die Sitzplatzverfügbarkeit wird für alle Kanäle aktualisiert, deshalb müssen Disponenten keine Listen von Hand abgleichen und das Busunternehmen vermeidet Doppelbuchungen und Fehler im Verkauf.
Wenn Anfragen telefonisch, über die Website, per E-Mail und über Messenger eingehen, muss der Disponent die Informationen von Hand übertragen. Dadurch entstehen doppelte Daten, freie Sitzplätze werden falsch angezeigt und Fahrgäste erhalten womöglich widersprüchliche Auskünfte.
BUSPORTAL führt die Buchungen aus allen angebundenen Kanälen in einem gemeinsamen Register zusammen.
EINHEITLICHES REGISTER
Alle Verkaufskanäle in einem Register
Das Team des Busunternehmens sieht:
wer die Buchung wann erstellt hat- Route, Fahrt und Abfahrtsdatum
- die Sitzplätze jedes Fahrgastes
- die Kontaktdaten des Kunden
- den Status von Buchung und Zahlung
- den Kanal, über den die Bestellung kam
- Zusatzleistungen
- die Änderungshistorie
- Stornierte und abgelaufene Reservierungen
BUCHUNGSÜBERSICHT
FAHRT: Lwiw-Fano (Italien)
In jeder Buchungskarte speichert BUSPORTAL den Kanal, über den die Bestellung eingegangen ist. Das ist mehr als ein Hinweis: Der Verkauf lässt sich für jeden Kanal einzeln öffnen oder schließen. Wird eine Fahrt zum Beispiel im Telegram-Bot geschlossen, verschwindet sie nur dort — auf der Website, im Admin-Panel und in den übrigen angebundenen Kanälen bleibt sie verfügbar.
Bestellungen kommen aus:
- der Website des Busunternehmens
- dem Admin-Panel, in dem der Disponent oder ein Callcenter-Mitarbeiter die Buchung anlegt
- einem Telegram-Bot
- der Fahrer-App während des Einstiegs der Fahrgäste
- E-Mails — das System erkennt die Daten aus der Nachricht und legt einen Buchungsentwurf an, den ein Mitarbeiter anschließend prüft und bestätigt
- einer externen API, über die Partnerdienste angebunden werden
So werden alle Bestellungen in einem Register geführt, und das Busunternehmen steuert die Verfügbarkeit von Fahrten und Sitzplätzen für jeden Vertriebskanal einzeln.
Mehr dazu: CRM für Busunternehmen
Der aktuelle Sitzplan steht allen Vertriebskanälen zur Verfügung. Ist ein Sitzplatz bereits verkauft oder reserviert, lässt das System keine zweite Buchung darauf zu.
Die Buchung landet automatisch im System des Busunternehmens. Der Disponent muss keine Daten erneut eingeben und die Fahrgastliste nicht von Hand aktualisieren.
Fahrtensuche
Suche nach Direkt- und Anschlussfahrten
BUSPORTAL hilft dem Fahrgast, nicht nur den direkten Bus zu finden, sondern auch mögliche Reisevarianten mit Umstieg oder mit Transferzubringer.
Das System berücksichtigt:
- Städte und einzelne Haltestellen
- alternative Ortsbezeichnungen
- die Verkehrstage der Fahrten
- die Verfügbarkeit der Sitzplätze
- mögliche Umstiege
- den Transfer zum Bus oder vom Bus
- den aktuellen Fahrpreis
Mehr dazu: Website für Busunternehmen
SITZPLAN
Sitzplatzwahl im Bus online
Der Fahrgast wählt seinen Sitzplatz online — im Sitzplan genau des Fahrzeugs, das die Fahrt durchführt, und nicht in einem beliebigen Rechteck. Der Fahrgast sieht den aktuellen Sitzplan und wählt seinen Platz selbst aus.
Im Sitzplan werden angezeigt:
- freie Sitzplätze
- verkaufte Sitzplätze
- vorübergehend reservierte Sitzplätze
- vom Fahrgast ausgewählte Sitzplätze
- vom Busunternehmen gesperrte Sitzplätze
- der Sitzplan für Einzel- oder Doppeldeckerbusse
Wird für eine Fahrt das Fahrzeug gewechselt, kann der Disponent einen anderen Sitzplan zuweisen und die Platzverteilung der Fahrgäste prüfen.
Mehr dazu: Fahrer-App
E-TICKET
E-Tickets und QR-Tickets für den Bus
Nach der Zahlung erhält der Fahrgast ein E-Ticket mit QR-Code. Ausdrucken ist nicht nötig: Es genügt, das Ticket auf dem Handydisplay zu zeigen — der Fahrer prüft es in der BUSPORTAL-App.
Im Ticket stehen alle Daten der Fahrt: die Fahrt, Abfahrtsdatum und -zeit, Ein- und Ausstiegspunkt, Sitzplatznummer, Fahrgastdaten, Preis und Zusatzleistungen, darunter bezahltes Gepäck. Ein Link im Ticket öffnet die Live-Karte des Busses, sodass der Fahrgast dessen Position selbst prüfen kann, ohne beim Disponenten anzurufen.
QR-Einstieg ohne Papierlisten
Beim Einstieg scannt der Fahrer den QR-Code mit der Handykamera. Die App findet das Ticket in der Fahrgastliste der Fahrt und zeigt die Fahrgastkarte: Sitzplatz, Zahlungsstatus, Gepäck und Ausstiegspunkt. Der Fahrer bestätigt den Einstieg, und der Disponent sieht den aktualisierten Status sofort im System.
Das beschleunigt die Ticketkontrolle, verringert Fehler und gibt dem Disponenten in Echtzeit einen aktuellen Überblick über den Einstieg der Fahrgäste.
TICKETVERWALTUNG
System zur Erfassung von Bustickets
BUSPORTAL speichert automatisch die vollständige Historie jedes Tickets: wann und über welchen Kanal es erstellt wurde, wer es geändert hat, wie die Zahlung einging, ob der Fahrgast eingestiegen ist und wie die Fahrt endete. Das Busunternehmen muss kein separates Journal führen und keine Daten von Hand zwischen Systemen übertragen.
- Erstellung. Die Buchung geht über einen angebundenen Vertriebskanal ein, und das System weist dem Fahrgast den gewählten Sitzplatz zu.
- Zahlung. Das Ticket erhält den passenden Status je nach Zahlungsart: online, bar beim Fahrer, im Büro oder per Banküberweisung.
- Änderungen. Ein Wechsel des Sitzplatzes, ein anderer Ausstiegspunkt, zusätzliches Gepäck oder eine weitere Leistung werden mit Zeitpunkt und Mitarbeiter in der Ticket-Historie gespeichert.
- Einstieg. Der Fahrer scannt den QR-Code oder findet den Fahrgast in der Fahrgastliste und setzt seinen Status auf „An Bord“.
- Abschluss. Nach dem Ausstieg wird das Ticket geschlossen, und die Angaben zu Fahrgast, Zahlung und erbrachten Leistungen gehen in die Auswertung der Fahrt ein.
- Erstattung. Storniert der Fahrgast die Fahrt, bucht ein Mitarbeiter die Erstattung als eigenen Vorgang. Das System speichert Betrag, Datum und den Nutzer, der sie bestätigt hat.
Verkauf und Erstattung eines Tickets vor Ort
Ein Mitarbeiter mit der Rolle „Kassierer“ wickelt den Verkauf direkt in BUSPORTAL ab: Er wählt Fahrt, Sitzplatz und Tarif, erfasst den Fahrgast, nimmt die Zahlung entgegen und druckt das Ticket.
Das Recht, Erstattungen zu buchen, wird für jede Rolle einzeln festgelegt. Mitarbeiter ohne diese Berechtigung sehen die Aktion nicht, und jede durchgeführte Erstattung bleibt in der Ticket-Historie. So lassen sich Kassenvorgänge und die Verantwortung der Mitarbeiter kontrollieren.
TARIFE
Tarife, Zusatzleistungen, Rabatte und Promo-Codes
Im System lassen sich einrichten:
- Basistarife zwischen den einzelnen Haltestellen einer Route
- eigene Preise für Erwachsene, Kinder, ermäßigte und weitere Fahrgastkategorien
- die Kosten für Gepäck über die zulässige Freigrenze hinaus
- die kostenpflichtige Wahl eines bestimmten Sitzplatzes
- einen Aufpreis für Plätze mit mehr Komfort oder eine bestimmte Sitzklasse
- den Kauf des freien Nachbarplatzes für zusätzlichen Komfort
- den Transfer zum Bus oder vom Bus bis zur Zieladresse
- die Zahlung und die Preisanzeige in verschiedenen Währungen
BUSPORTAL bildet den Endpreis der Fahrt unter Berücksichtigung von Route, Sitzplatz, Nachfrage, Fahrgasttyp und den gewählten Zusatzleistungen.
Mehr dazu: Disponentensoftware
Wie das System Überbuchungen verhindert
Website, Admin-Panel, Telegram-Bot, Fahrer-App und alle weiteren Verkaufskanäle arbeiten mit einem einzigen aktuellen Sitzplan. BUSPORTAL prüft die Verfügbarkeit direkt bei der Ticketerstellung: Ist der Platz bereits belegt oder reserviert, wird eine zweite Buchung nicht bestätigt.
Einheitliche Verfügbarkeit für alle Kanäle
Die Zahl der freien Sitzplätze wird nicht als separater Wert gespeichert, den man von Hand aktualisieren müsste. Das System ermittelt die Belegung aus den aktiven Tickets und Reservierungen der jeweiligen Fahrt. Deshalb sehen Website, Disponent, Fahrer und angebundene Dienste dieselbe Sitzplatzverfügbarkeit.
Vorübergehende Reservierung während der Zahlung
Wechselt der Fahrgast zur Zahlung, wird der gewählte Sitzplatz vorübergehend aus dem Verkauf genommen. Bei einer Standard-Onlinebuchung kann die Reservierung 15 Minuten gelten. Geht in dieser Zeit keine Zahlung ein, wird die Buchung automatisch storniert und der Sitzplatz ist wieder verfügbar.
Buchungen, die ein Disponent oder ein Fahrer anlegt, haben keinen automatischen Timer: Bei Bedarf storniert sie ein Mitarbeiter.
Sofortige Aktualisierung des Sitzplans
Die Vertriebskanäle erfahren sofort von einer Änderung der Verfügbarkeit. Füllt ein Fahrgast gerade seine Daten aus, während der gewählte Sitzplatz über einen anderen Kanal gekauft wird, aktualisiert sich der Sitzplan und der Platz wird noch vor der Zahlung aus der Auswahl entfernt.
Das System prüft auch die Bestellung selbst: Ein Sitzplatz kann innerhalb einer Buchung nicht zwei Fahrgästen zugewiesen werden. Diese doppelte Prüfung senkt das Risiko einer Überbuchung sowohl zwischen den Vertriebskanälen als auch innerhalb einer einzelnen Bestellung.
AUTOMATISCHE VERARBEITUNG
Automatische Verarbeitung von Ticketbestellungen
Anfragen aus E-Mails, Messengern oder handschriftlichen Notizen müssen nicht von Hand in BUSPORTAL übertragen werden. Das System erkennt die Fahrgastdaten, legt einen Buchungsentwurf an, und der Disponent muss ihn nur noch prüfen und bestätigen.
BUSPORTAL erkennt Name und Telefonnummer des Fahrgastes, das Reisedatum, die Route, die Anzahl der Fahrgäste und die gewählten Sitzplätze. Die Originalnachricht wird zusammen mit dem Entwurf gespeichert, sodass der Disponent immer die Quelle jedes Wertes sieht und das Ergebnis vor dem Speichern abgleichen kann.
Das System erkennt auch Fotos handschriftlicher Notizen. Stehen auf einer Notizbuchseite mehrere Fahrgäste, teilt BUSPORTAL sie in einzelne Buchungsentwürfe auf. Die erkannten Daten werden über das Originalbild gelegt — der Mitarbeiter kann jedes Feld prüfen und korrigieren.
Nach der Bestätigung wird die Buchung Teil des gemeinsamen Registers: Sie belegt einen Platz im Sitzplan, erhält Kanal und Status und durchläuft dieselben Prüfungen wie eine Bestellung von der Website oder aus dem Admin-Panel.
DURCHGÄNGIGES SZENARIO
Der Weg eines Tickets: von der Bestellung bis zur Auswertung der Fahrt
Ein Ticket durchläuft den gesamten Zyklus in einem System — von der Auswahl der Fahrt bis zum Finanzbericht. In jeder Phase speichert BUSPORTAL den Vertriebskanal, den Sitzplatz, die Zahlung, die Änderungen und den Status des Fahrgastes.
- Bestellung. Der Fahrgast wählt eine Fahrt auf der Website des Busunternehmens, im Telegram-Bot oder wendet sich an den Disponenten. BUSPORTAL legt die Buchung an und hält fest, über welchen Kanal sie kam.
- Sitzplatz. Der gewählte Platz wird dem Fahrgast im gemeinsamen Sitzplan zugewiesen. In den anderen Vertriebskanälen wird er sofort nicht mehr als verfügbar angezeigt.
- Zahlung. Der Ticketstatus ändert sich nach einer Onlinezahlung, nach Barzahlung im Büro oder beim Fahrer. Wird eine Onlinebestellung nicht innerhalb der festgelegten Zeit bezahlt, wird die Reservierung aufgehoben und der Platz geht zurück in den Verkauf.
- Ticket. Nach bestätigter Zahlung erhält der Fahrgast ein E-Ticket mit QR-Code, den Daten der Fahrt und einem Link zur Live-Karte des Busses.
- Einstieg. Der Fahrer scannt den QR-Code und sieht die Fahrgastkarte: Sitzplatz, Zahlungsstatus, Gepäck und Ausstiegspunkt. Nach der Bestätigung des Einstiegs sieht der Disponent sofort, dass der Fahrgast an Bord ist.
- Auswertung. Nach dem Ende der Fahrt bilden die Ticketdaten automatisch das Kassenblatt und die Finanzübersicht: Anzahl der Fahrgäste, eingenommener Betrag, Zahlungsarten, Zusatzleistungen und durchgeführte Erstattungen.
Alle Phasen hängen an demselben Ticket, deshalb müssen Disponent oder Buchhaltung Fahrgastlisten, Zahlungen und Fahrtergebnisse nicht von Hand abgleichen.
Mehr dazu: QR-Einstieg in der Fahrer-App und eigene Website für den Ticketverkauf.
FAQ
Können wir Tickets über unsere eigene Website verkaufen?
Ja. Die Website des Busunternehmens ist einer der Vertriebskanäle: Buchungen von dort landen im selben Register wie Bestellungen aus dem Admin-Panel, aus Messengern und aus anderen angebundenen Kanälen.
Lassen sich Buchungen telefonisch anlegen?
Ja. Der Disponent findet die passende Fahrt und legt die Buchung im Admin-Panel an, während er mit dem Fahrgast spricht.
Wie verhindert das System Doppelbuchungen?
Website, Admin-Panel und weitere Kanäle arbeiten mit demselben aktuellen Sitzplatzbestand. Wechselt der Fahrgast zur Zahlung, wird der gewählte Sitzplatz vorübergehend gehalten — bei einer Standard-Onlinebuchung kann die Reservierung 15 Minuten gelten. Wird die Zahlung nicht abgeschlossen, geht der Sitzplatz automatisch zurück in den Verkauf.
Lassen sich die letzten Plätze vom Online-Verkauf ausnehmen?
Ja. Im Sitzplan gibt es den eigenen Zustand „vom Busunternehmen gesperrte Sitzplätze“ — solche Plätze werden dem Fahrgast bei der Onlinebuchung nicht angeboten.
Lassen sich verschiedene Bus-Sitzpläne verwenden?
Ja. Der Sitzplan wird für Einzel- oder Doppeldeckerbusse konfiguriert. Wird für eine Fahrt das Fahrzeug gewechselt, kann der Disponent einen anderen Sitzplan zuweisen und die Platzverteilung der Fahrgäste prüfen.
Werden Tickets in verschiedenen Währungen unterstützt?
Ja. In den Tarifen lassen sich die Zahlung und die Preisanzeige der Fahrt in verschiedenen Währungen einrichten.
Was tun, wenn der Fahrgast das Ticket nicht ausgedruckt hat?
Nichts. Es genügt, den QR-Code auf dem Handydisplay zu zeigen. Ist der Handyakku leer, findet der Fahrer den Fahrgast über den Nachnamen oder die Sitzplatznummer in der Fahrgastliste der Fahrt.
Lässt sich ein Ticket ohne Internet prüfen?
Ja. Die Fahrer-App speichert die Fahrgastliste der Fahrt auf dem Handy, deshalb läuft der Einstieg auch auf Abschnitten ohne Netzabdeckung weiter. Die Einstiegsvermerke werden synchronisiert, sobald wieder Verbindung besteht.
Führen Sie Website, Disposition, E-Tickets, Zahlungen, Sitzplätze und Fahrgäste in einem System zusammen.
BUSPORTAL passt sich den Routen, Vertriebskanälen und Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens an.