CRM für Busunternehmen und den Personenverkehr
Statt verstreuter Excel-Tabellen, Chats, Papierlisten und mehrerer Programme arbeitet Ihr Team mit einem einzigen, stets aktuellen Datenbestand. Der Inhaber behält das Geschäft im Blick, der Disponent steuert Fahrten und Buchungen, das Marketing holt Fahrgäste für weitere Reisen zurück, und der Fahrer erhält Fahrgastliste und Aufgaben über die mobile App.
Wir zeigen Ihnen BUSPORTAL anhand der Routen Ihres Unternehmens.
CRM-System für den Personenverkehr
BUSPORTAL ist ein CRM für Busunternehmen und ein Managementsystem für den Personenverkehr. Es vereint Ticketbuchungen, Fahrten, Routen, Fahrgäste, Fahrer, Busse und Finanzen.
Preis der Software für Busunternehmen ansehenWarum herkömmliche Methoden nicht mehr funktionieren
Wann ein Busunternehmen ein CRM braucht
Mit wachsender Zahl an Fahrten und Vertriebskanälen wird die manuelle Erfassung unzuverlässig. Buchungen kommen über die Website, telefonisch, über Messenger, per E-Mail sowie von Fahrern und Partnern. Diese Angaben müssen in Fahrgastlisten übertragen, Zahlungen geprüft und jede Änderung an das Team gemeldet werden.
Ohne ein einheitliches CRM führt das zu typischen Problemen, die das Wachstum Ihres Transportunternehmens bremsen.
BUSPORTAL schafft eine einzige Quelle aktueller Informationen für das gesamte Transportunternehmen.
ein und derselbe Sitzplatz wird mehreren Fahrgästen zugesagt- Disponenten arbeiten mit unterschiedlichen Versionen der Listen
- Zahlungsinformationen liegen getrennt von der Buchung
- Änderungen an Route oder Uhrzeit erreichen den Fahrer nicht sofort
- die tatsächliche Auslastung einer Fahrt ist schwer nachvollziehbar
- Belege und Dokumente gehen in Chats verloren
- der Kundenstamm wird nicht für Folgeverkäufe genutzt
- der Inhaber hat kein vollständiges Bild von Umsatz und Ausgaben
Zentrale Erfassung
Alle Buchungen in einem System
Das CRM bündelt Buchungen aus allen angebundenen Vertriebskanälen. Der Disponent sieht, woher die Bestellung kam, für welche Fahrt der Fahrgast gebucht ist, wo er ein- und aussteigt, welchen Sitzplatz er gewählt hat und ob die Zahlung erfolgt ist.
In der Buchungskarte finden Sie:
- Fahrgastdaten
- Route, Datum und Uhrzeit der Fahrt
- Ein- und Ausstiegspunkte
- Sitzplatz im Bus
- Preis und Zahlungsstatus
- zusätzliches Gepäck
- gebuchte Transfers
- Kanal, über den die Buchung entstanden ist
- Änderungshistorie
Ändert ein Fahrgast seine Pläne, lässt sich die Buchung bearbeiten, umbuchen oder stornieren, ohne alle Daten erneut einzugeben.
Konflikte vermeiden
Aktueller Sitzplan und Schutz vor Doppelbuchung
BUSPORTAL zeigt einen interaktiven Sitzplan des Busses mit freien, reservierten und verkauften Sitzplätzen. Änderungen werden zwischen allen Nutzern synchronisiert, sodass Disponent, Fahrer und Fahrgast mit derselben aktuellen Verfügbarkeit arbeiten.
Das System überwacht die Belegung der Sitzplätze und lässt eine konfliktbehaftete Buchung nicht zu. Bei Fahrten mit Buswechsel kann für jeden Abschnitt der Reise eine eigene Platzzuteilung geführt werden.
Ein Busunternehmen kann außerdem ein geschlossenes Sitzplatzkontingent für Stamm-, Firmen- oder Prioritätskunden anlegen. Diese Plätze erscheinen nicht im offenen Online-Verkauf, bleiben aber für berechtigte Administratoren verfügbar.
Flexible Steuerung der Kapazität
Ticketverkauf je Vertriebskanal steuern
Die Verfügbarkeit einer Fahrt lässt sich für jeden Kanal getrennt steuern. So kann ein Busunternehmen zum Beispiel neue Buchungen auf der Kundenwebsite und in den Messenger-Bots stoppen, den Verkauf über das Admin-Panel aber weiter zulassen.
So verteilen Sie die restlichen Sitzplätze gezielt, halten Tickets für den Direktverkauf zurück und vermeiden Buchungen über die verfügbare Kapazität hinaus. Das CRM protokolliert, wer einen Kanal wann geschlossen hat. Bei Bedarf lässt er sich wieder öffnen, ohne die Fahrt selbst zu ändern.
Getrennt steuerbar sind:
- Kundenwebsite
- Admin-Panel
- Bots in Messengern
- Fahrer-App
- E-Mail
- Partner- und automatisierte Integrationen
Logistik und Fahrplan
Routen, Fahrten und Fahrpläne verwalten
In BUSPORTAL ist die gesamte Routenstruktur des Busunternehmens hinterlegt: Haltestellen, Fahrzeiten, Fahrpläne, Preise zwischen Städten, Busse und zuständige Fahrer.
- regelmäßige und einmalige Fahrten anlegen
- wiederkehrende Fahrpläne einrichten
- Busse und Personal zuweisen
- die Auslastung kontrollieren
- Abfahrtszeiten ändern
- die Auswirkung von Änderungen auf bestehende Buchungen prüfen
- internationale Routen und verschiedene Zeitzonen abbilden
Der Disponent muss den Fahrplan nicht in mehreren Tabellen doppelt pflegen und verknüpfte Listen nicht von Hand aktualisieren.
Direktverkauf
Eigene Website für den Online-Verkauf
BUSPORTAL lässt sich an die eigene Website des Busunternehmens anbinden. Der Fahrgast findet die passende Fahrt selbst, wählt das Datum, sieht die freien Sitzplätze, gibt seine Daten ein, bezahlt die Bestellung und erhält ein E-Ticket.
Fahrplan, Preise und Sitzplatzverfügbarkeit kommen direkt aus dem CRM. So entsteht ein eigener Vertriebskanal, die Abhängigkeit von Vermittlern sinkt und der Fahrgast bewegt sich in einer vertrauten Oberfläche in Ihrem Branding.
Moderner Service für Fahrgäste
E-Ticket und Bus-Tracking
Nach Abschluss der Bestellung erhält der Fahrgast ein E-Ticket mit allen Reisedaten und einem QR-Code für die Kontrolle beim Einstieg.
Vom Ticket aus gelangt man zur öffentlichen Fahrtkarte und sieht:
- die aktuelle Position des Busses
- Route und Haltestellen
- die nächste Haltestelle
- die Verspätung gegenüber dem Fahrplan
- die voraussichtliche Ankunftszeit
Den Link können Fahrgäste mit Angehörigen oder der abholenden Person teilen. Das reduziert Anrufe beim Disponenten mit Fragen nach dem Standort des Busses.
Arbeit unterwegs
Mobile Fahrer-App
Der Fahrer erhält über die mobile Oberfläche aktuelle Informationen zu Fahrt und Fahrgästen. Er muss weder auf eine Papierliste warten noch die letzte Version eines Dokuments im Chat suchen.
- Fahrgastliste
- Ein- und Ausstiegsorte
- Sitzplan
- Zahlungsstatus
- Gepäck und Zusatzleistungen
- Scannen von QR-Tickets
- Erfassung des Einstiegs
- Übertragung der GPS-Koordinaten
- Hochladen von Belegen und Dokumenten der Fahrt
Änderungen werden mit dem CRM synchronisiert, sodass der Disponent die aktuelle Lage sieht.
Tracking
GPS-Überwachung des Fuhrparks
BUSPORTAL zeigt Busse und Transferfahrzeuge auf einer Live-Karte. Das System arbeitet mit GPS-Hardware-Trackern von Teltonika sowie mit Geräten anderer Hersteller, deren Protokolle unterstützt werden oder integriert werden können.
Ist kein separates Gerät vorhanden, kann ein Software-Tracker in der Fahrer-App die Koordinaten übertragen.
Der Disponent sieht die aktuelle Position des Fahrzeugs, die Fahrtrichtung, den bisherigen Streckenverlauf, das Passieren der Haltestellen, Verspätungen und die voraussichtliche Ankunftszeit.
Finanzbuchhaltung
Finanzen, Zahlungen und Fahrtdokumente
Finanzbericht
Buchungen, Tickets, Zahlungen und Ausgaben sind miteinander verknüpft. Die Geschäftsleitung kann Umsatz, Zahlungsströme, die Arbeit der Kassen, die Auslastung der Fahrten und die Ergebnisse einzelner Routen auswerten.
Der Fahrer kann ein Foto des Belegs oder ein PDF von der Fahrt hochladen. Das System erkennt Kategorie, Betrag und Datum, danach prüft die Buchhaltung die Angaben und bucht die Ausgabe.
Zusätzlich lassen sich Dokumente von Fahrern, Fahrzeugen, Routen und Fahrten verwalten, inklusive Gültigkeitsfristen, Prüfung und Historie des Austauschs.
Mehr erfahren: Finanzbuchhaltung für Busunternehmen
Kundenbindung und Folgefahrten
Remarketing und Folgeverkäufe
BUSPORTAL hilft nicht nur bei der Bearbeitung neuer Buchungen, sondern holt Fahrgäste auch für die nächste Reise zurück. Das Remarketing nutzt die tatsächliche Historie von Fahrten, Käufen und Kundenkontakten, um Zielgruppen zu bilden.
BUSPORTAL erkennt neue, aktive, treue und VIP-Fahrgäste ebenso wie abwanderungsgefährdete Kunden, inaktive Zielgruppen und Fahrgäste, die sich mit einem besonderen Angebot zurückgewinnen lassen.
Für jedes Segment lässt sich eine eigene Kampagne anlegen: eine weitere Fahrt vorschlagen, über eine neue Route informieren, eine saisonale Aktion starten oder Stammkunden ein persönliches Angebot machen.
Fahrgäste lassen sich segmentieren nach:
- Datum der letzten Fahrt
- Anzahl der Fahrten und gekauften Tickets
- Gesamtkaufsumme und durchschnittlichem Bestellwert
- beliebten Routen und Richtungen
- Ländern und Städten der Reisen
- verfügbaren Kommunikationskanälen
- Quelle der ersten Buchung
- Phase im Kundenlebenszyklus
Kommunikationskanäle
Versand über E-Mail, SMS, Viber und Telegram
Marketingnachrichten können Sie über E-Mail, SMS, Viber und Telegram versenden. Vor dem Start zeigt BUSPORTAL die voraussichtliche Reichweite der gesamten Zielgruppe und jedes einzelnen Kanals.
Für jeden Empfänger kann das System einen individuellen Promo-Code mit festgelegtem Rabatt und Gültigkeitsdauer erzeugen. BUSPORTAL berücksichtigt die Einwilligung in Marketingnachrichten, Abmeldungen vom Versand und Frequenzgrenzen, damit Fahrgäste nicht mit denselben Angeboten überhäuft werden.
Ihr Marketing kann:
- Eine vorbereitete Zielgruppe wählen oder eine eigene anlegen.
- Eine Nachrichtenvorlage erstellen.
- Die Nachricht vor dem Versand prüfen.
- Die Priorität der Kanäle festlegen.
- Einen persönlichen Promo-Code ergänzen.
- Die Kampagne sofort versenden oder für einen gewünschten Zeitpunkt planen.
- Die Ergebnisse des Versands auswerten.
KI-Assistenten und Support
Multikanal-Kommunikation mit Fahrgästen
BUSPORTAL unterstützt Marketing- und Servicenachrichten über E-Mail, SMS, Viber und Telegram. Für Telegram gibt es zusätzlich einen beidseitigen Ablauf: Der Fahrgast schreibt mit dem Bot und dem KI-Assistenten, eine komplexe Frage kann an einen Mitarbeiter übergeben werden.
Der Mitarbeiter erhält die Anfrage in einem internen Telegram-Thema und antwortet dem Fahrgast, ohne den Gesprächsverlauf zu verlieren. In der Weboberfläche von BUSPORTAL lassen sich Dialoge einsehen, nach Kanal und Status filtern, unbeantwortete Anfragen finden, der Moment der Übergabe von der KI an den Mitarbeiter nachvollziehen und abgeschlossene Gespräche archivieren.
Das Versenden einer Antwort direkt aus der Weboberfläche gehört derzeit nicht zum verfügbaren Ablauf: Live-Antworten der Mitarbeiter in beidseitigen Dialogen laufen über Telegram.
Vergleichsanalyse
BUSPORTAL statt Excel und Chats
| Manuelle Erfassung | CRM BUSPORTAL |
|---|---|
| Verschiedene Tabellen und Listen | Eine gemeinsame Datenbasis für Buchungen und Fahrgäste |
| Freie Sitzplätze manuell prüfen | Aktueller interaktiver Sitzplan |
| Zahlungsinformationen in Chats | Zahlungsstatus in der Buchungskarte |
| Papierlisten für den Fahrer | Mobile Fahrgastliste |
| Keine einheitliche Änderungshistorie | Gespeicherte Historie aller Vorgänge |
| Kundenstamm bleibt ungenutzt | Segmentierung und Remarketing-Kampagnen |
| Verkäufe manuell zusammenrechnen | Finanzauswertung je Fahrt |
| Anrufe mit der Frage „Wo ist der Bus?“ | Öffentliche GPS-Karte direkt aus dem E-Ticket |
Manuelle ErfassungCRM BUSPORTAL
Manuelle Erfassung
Verschiedene Tabellen und Listen
CRM BUSPORTAL
Eine gemeinsame Datenbasis für Buchungen und Fahrgäste
Manuelle Erfassung
Freie Sitzplätze manuell prüfen
CRM BUSPORTAL
Aktueller interaktiver Sitzplan
Manuelle Erfassung
Zahlungsinformationen in Chats
CRM BUSPORTAL
Zahlungsstatus in der Buchungskarte
Manuelle Erfassung
Papierlisten für den Fahrer
CRM BUSPORTAL
Mobile Fahrgastliste
Manuelle Erfassung
Keine einheitliche Änderungshistorie
CRM BUSPORTAL
Gespeicherte Historie aller Vorgänge
Manuelle Erfassung
Kundenstamm bleibt ungenutzt
CRM BUSPORTAL
Segmentierung und Remarketing-Kampagnen
Manuelle Erfassung
Verkäufe manuell zusammenrechnen
CRM BUSPORTAL
Finanzauswertung je Fahrt
Manuelle Erfassung
Anrufe mit der Frage „Wo ist der Bus?“
CRM BUSPORTAL
Öffentliche GPS-Karte direkt aus dem E-Ticket
Erfolgsgeschichten
Ergebnis am Beispiel von VD-EXPRESS
Für das internationale Busunternehmen VD-EXPRESS hat BUSPORTAL die Verkaufswebsite, Buchungen, Fahrten, Fahrgäste, Transfers, Fahrer, GPS-Überwachung und Finanzen in einem System zusammengeführt.
Nach der Einführung des Systems konnte das Busunternehmen den Einstieg der Fahrgäste doppelt so schnell abwickeln, Doppelbuchungen vollständig ausschließen und auf Papierdokumente auf den Fahrten ganz verzichten.
- 600+Buchungen pro Monat
- 2aktive Routen
- 25%der Tickets werden online verkauft
- 8Transfer-Zonen
- 11Fahrzeuge
Schritt für Schritt
So läuft die Einführung des CRM ab
- Wir analysieren Ihre Routen, Vertriebskanäle und die Arbeit des Teams.
- Wir richten Unternehmensstruktur, Benutzer und Zugriffsrechte ein.
- Wir hinterlegen Fahrzeuge, Sitzpläne, Routen, Fahrpläne und Preise.
- Wir binden die benötigten Vertriebskanäle, die Zahlung und GPS an.
- Wir schulen Disponenten, Administratoren und Fahrer.
- Wir begleiten den Start des Systems und den laufenden Betrieb.
Die Konfiguration von BUSPORTAL passt sich den Prozessen des jeweiligen Busunternehmens an.
Häufige Fragen
Wie unterscheidet sich BUSPORTAL von einem universellen CRM?
BUSPORTAL wurde speziell für Busunternehmen entwickelt. Fahrten, Haltestellen, Fahrpläne, Sitzpläne, Tickets, Transfers, die Arbeit der Fahrer, GPS, Remarketing und die Finanzbuchhaltung sind darin bereits vorgesehen.
Lassen sich Daten aus Excel übernehmen?
Routen und Haltestellen werden aus einer Excel-Datei importiert. Die übrige Struktur — Fahrzeuge, Sitzpläne, Fahrpläne und Preise — richten wir bei der Einführung gemeinsam mit Ihnen ein. Die Buchungshistorie muss nicht übernommen werden: Die Segmente für das Remarketing entstehen aus den Fahrten und Käufen, die bereits über das System laufen.
Eignet sich das CRM auch für kleine Busunternehmen?
Ja. Der Aufwand für die Einrichtung hängt davon ab, wie viele Routen Sie haben und welche Vertriebskanäle Sie brauchen: Angebunden wird nur, was Sie tatsächlich nutzen. Zur Orientierung — der VD-EXPRESS-Case auf dieser Seite umfasst 2 aktive Routen und 11 Fahrzeuge.
Lässt sich die eigene Website anbinden?
Ja. BUSPORTAL wird an die eigene Website des Busunternehmens angebunden: Der Fahrgast findet die Fahrt, wählt Datum und Sitzplatz, bezahlt die Bestellung und erhält ein E-Ticket, während Fahrplan, Preise und Sitzplatzverfügbarkeit direkt aus dem CRM kommen. So entsteht ein eigener Vertriebskanal und die Abhängigkeit von Vermittlern sinkt.
Lassen sich vorhandene GPS-Tracker weiter nutzen?
Das System arbeitet mit GPS-Hardware-Trackern von Teltonika sowie mit Geräten anderer Hersteller, deren Protokolle unterstützt werden oder integriert werden können. Ist im Fahrzeug kein separates Gerät vorhanden, kann ein Software-Tracker in der Fahrer-App die Koordinaten übertragen.
Wie funktioniert das Remarketing in BUSPORTAL?
Das System bildet Zielgruppen aus der tatsächlichen Historie von Fahrten, Käufen und Kundenkontakten: nach Datum der letzten Fahrt, Anzahl der Fahrten, Kaufsumme, beliebten Zielen, Kommunikationskanälen und Phase im Lebenszyklus. Für jedes Segment bereitet Ihr Marketing eine Kampagne vor, legt die Priorität der Kanäle fest (E-Mail, SMS, Viber, Telegram), kann einen persönlichen Promo-Code ergänzen und die Ergebnisse des Versands auswerten.
Kann man Fahrgästen aus der Weboberfläche antworten?
Derzeit nicht. In der Weboberfläche lassen sich Dialoge einsehen, nach Kanal und Status filtern, unbeantwortete Anfragen finden, der Moment der Übergabe von der KI an den Mitarbeiter nachvollziehen und abgeschlossene Gespräche archivieren. Live-Antworten der Mitarbeiter in beidseitigen Dialogen laufen über Telegram.
Können Fahrer vom Smartphone aus arbeiten?
Ja. In der mobilen Oberfläche sieht der Fahrer die Fahrgastliste, Ein- und Ausstiegsorte, den Sitzplan, Zahlungsstatus, Gepäck und Zusatzleistungen, scannt QR-Tickets, erfasst den Einstieg, überträgt GPS-Koordinaten und lädt Belege und Dokumente der Fahrt hoch. Änderungen werden mit dem CRM synchronisiert, sodass der Disponent die aktuelle Lage sieht.
Lässt sich der Zugriff von Mitarbeitern einschränken?
Ja. Der Zugriff wird über Rollen und Rechte gesteuert: Jeder Mitarbeiter sieht nur die Bereiche und Aktionen, die er braucht. Unternehmensstruktur, Benutzer und Zugriffsrechte richten wir im zweiten Schritt der Einführung ein und passen sie später bei Bedarf an.
Steuern Sie Ihre Beförderungen in einem einzigen System
BUSPORTAL hilft Ihnen, Buchungen, Fahrgäste, Fahrten, Fahrer, Fuhrpark, Folgeverkäufe und Finanzen im Blick zu behalten — ohne verstreute Tabellen und manuelles Doppelerfassen.
Wir zeigen Ihnen, wie BUSPORTAL auf den Routen Ihres Unternehmens arbeitet.