CRM для автобусних перевізників і пасажирських перевезень
Замість окремих таблиць Excel, чатів, паперових списків і декількох програм команда працює з єдиними актуальними даними. Власник контролює бізнес, диспетчер керує рейсами та бронюваннями, маркетолог повертає пасажирів до повторних поїздок, а водій отримує список пасажирів і завдання через мобільний застосунок.
Покажемо BUSPORTAL на прикладі маршрутів вашої компанії.
CRM система для пасажирських перевезень
BUSPORTAL — CRM для автобусних перевізників і система управління пасажирськими перевезеннями. Вона об’єднує бронювання квитків, рейси, маршрути, пасажирів, водіїв, автобуси та фінанси.
Дізнатися ціну програми для перевізникаЧому стандартні методи більше не працюють
Коли перевізнику потрібна CRM
Зі збільшенням кількості рейсів і каналів продажу ручний облік перестає бути надійним. Бронювання надходять із сайту, телефонних дзвінків, месенджерів, електронної пошти, від водіїв і партнерів. Інформацію потрібно переносити до списків пасажирів, перевіряти оплату та повідомляти команді про кожну зміну.
Без єдиної CRM це призводить до типових проблем, які сповільнюють масштабування вашого транспортного бізнесу.
BUSPORTAL створює єдине джерело актуальної інформації для всієї транспортної компанії.
одне місце можуть пообіцяти різним пасажирам- диспетчери працюють із різними версіями списків
- інформація про оплату зберігається окремо від бронювання
- зміни маршруту або часу не одразу доходять до водія
- складно зрозуміти реальну заповненість рейсу
- чеки та документи губляться в чатах
- клієнтська база не використовується для повторних продажів
- власник не бачить повної картини продажів і витрат
Централізований облік
Усі бронювання в одній системі
CRM збирає бронювання з усіх підключених каналів продажу. Диспетчер бачить, звідки надійшло замовлення, на який рейс оформлений пасажир, де він сідає та виходить, яке місце обрав і чи проведена оплата.
У картці бронювання доступні:
- дані пасажира
- маршрут, дата і час поїздки
- точки посадки та висадки
- місце в автобусі
- вартість і статус оплати
- додатковий багаж
- замовлені трансфери
- канал створення бронювання
- історія змін
Якщо пасажир змінює плани, бронювання можна відредагувати, перенести або скасувати без повторного введення всіх даних.
Клієнтська база
База пасажирів автобусного перевізника
База пасажирів у BUSPORTAL формується автоматично з бронювань. Кожна нова поїздка доповнює картку пасажира: система зберігає рейс, дату, маршрут, місце, суму оплати та замовлені послуги.
Оператор знаходить пасажира за ім’ям або номером телефону й одразу бачить його контакти, активні бронювання та історію поїздок. Не потрібно шукати попередні звернення в месенджерах або повторно запитувати інформацію, яка вже є в системі.
Пасажирів можна групувати за напрямками, частотою поїздок і датою останньої подорожі. Це допомагає відрізняти постійних клієнтів від тих, хто подорожував лише раз, аналізувати попит за маршрутами та працювати з конкретними сегментами замість усієї бази одночасно.
Доступ до персональних даних контролюється ролями користувачів. Перевізник визначає, хто може бачити контакти й історію поїздок, а за потреби обмежує доступ даними конкретного підрозділу. Так працівник отримує лише ту інформацію, яка потрібна йому для роботи.
Запобігання конфліктам
Актуальна схема салону та захист від подвійного продажу
BUSPORTAL показує інтерактивну схему автобуса з вільними, заброньованими та проданими місцями. Зміни синхронізуються між користувачами, тому диспетчер, водій і пасажир працюють з актуальною доступністю.
Система контролює зайнятість місць і не дозволяє завершити конфліктне бронювання. Для рейсів зі зміною автобуса можна вести окрему розсадку пасажира на кожному сегменті поїздки.
Перевізник також може створювати закритий резерв місць для постійних, корпоративних або пріоритетних клієнтів. Такі місця не відображаються у відкритому онлайн-продажі, але залишаються доступними уповноваженим адміністраторам.
Гнучке керування ресурсом
Поканальне керування продажем квитків
Доступність рейсу можна контролювати окремо для кожного каналу. Наприклад, перевізник може зупинити нові бронювання на клієнтському сайті та в ботах месенджерів, але залишити продаж доступним для адміністратора.
Це допомагає розподіляти залишок місць, зберігати квитки для прямих продажів і уникати бронювань понад доступну місткість. CRM фіксує, хто й коли закрив канал. За потреби його можна повторно відкрити без зміни самого рейсу.
Окремо керуються:
- Клієнтський сайт
- Адміністративна панель
- Боти в месенджерах
- Застосунок водія
- Електронна пошта
- Партнерські та автоматизовані інтеграції
Логістика та розклад
Керування маршрутами, рейсами та розкладом
У BUSPORTAL зберігається структура маршрутів перевізника: зупинки, час руху, розклад, ціни між містами, автобуси та відповідальні водії.
- створювати регулярні й разові рейси
- налаштовувати повторюваний розклад
- призначати автобуси та персонал
- контролювати заповненість
- змінювати час відправлення
- переглядати вплив змін на наявні бронювання
- працювати з міжнародними маршрутами та різними часовими поясами
Диспетчеру не потрібно дублювати розклад у декількох таблицях і вручну оновлювати пов’язані списки.
Прямий продаж
Власний сайт онлайн-продажу
BUSPORTAL можна підключити до власного сайту автобусного перевізника. Пасажир самостійно знаходить рейс, обирає дату, переглядає доступні місця, вводить свої дані, оплачує замовлення та отримує електронний квиток.
Розклад, ціни та доступність місць надходять безпосередньо із CRM. Це створює власний канал продажу, допомагає зменшити залежність від посередників і забезпечує пасажиру знайомий брендований інтерфейс.
Сучасний сервіс для пасажира
Електронний квиток і відстеження автобуса
Після оформлення замовлення пасажир отримує електронний квиток із даними поїздки та QR-кодом для перевірки під час посадки.
Із квитка можна перейти до публічної карти рейсу та побачити:
- актуальне місцезнаходження автобуса
- маршрут і зупинки
- наступну зупинку
- затримку відносно розкладу
- прогнозований час прибуття
Посиланням можна поділитися з родичами або людиною, яка зустрічає пасажира. Це знижує кількість дзвінків диспетчеру з питаннями про місцезнаходження автобуса.
Робота в дорозі
Мобільний застосунок водія
Водій отримує через мобільний інтерфейс актуальну інформацію про рейс і пасажирів. Йому не потрібно чекати на паперовий список або шукати останню версію документа в чаті.
- список пасажирів
- місця посадки й висадки
- схема салону
- статуси оплати
- багаж і додаткові послуги
- сканування QR-квитків
- реєстрація посадки
- передавання GPS-координат
- завантаження чеків і документів із рейсу
Зміни синхронізуються з CRM, тому диспетчер бачить актуальну ситуацію.
трекінг
GPS-моніторинг автопарку
BUSPORTAL показує автобуси та трансферні автомобілі на живій карті. Система працює з апаратними GPS-трекерами Teltonika та обладнанням інших виробників, протоколи яких підтримуються або можуть бути інтегровані.
Якщо окремого пристрою немає, координати може передавати програмний трекер у застосунку водія.
Диспетчер бачить поточну позицію транспорту, напрямок руху, історію маршруту, проходження зупинок, затримки та прогнозований час прибуття.
Фінансовий облік
Фінансовий облік автобусних перевезень
У BUSPORTAL доходи й витрати прив’язані до конкретного рейсу. Система враховує продані квитки, додаткові послуги та всі витрати на поїздку, тому фінансовий результат рейсу видно без ручного зведення кількох таблиць.
Гроші обліковуються на окремих рахунках: у касі, на банківському рахунку, у водія або контрагента. Кожне надходження, списання чи повернення зберігається як окрема операція. Переказ між рахунками створює два пов’язані записи — списання з одного рахунку та зарахування на інший. Завдяки цьому можна перевірити рух коштів і фактичний залишок на кожному рахунку.
Витрати рейсу розподіляються за категоріями: пальне, мито, харчування екіпажу, ремонт, паркування та інші витрати. До операції можна прикріпити фотографію чека або іншого підтвердного документа.
Якщо водій чи інший член екіпажу оплачує щось у дорозі, витрата фіксується в системі та відноситься саме до відповідного рейсу. Після його завершення перевізник бачить:
- дохід від квитків і додаткових послуг
- витрати за категоріями
- спосіб отримання та місце зберігання коштів
- заборгованість водія або контрагента
- підсумковий фінансовий результат рейсу
Фінансовий Звіт
Бронювання, квитки, оплати й витрати пов’язані між собою. Керівник може аналізувати виручку, рух коштів, роботу кас, заповненість рейсів і результати окремих маршрутів.
Водій може завантажити фото чека або PDF із рейсу. Система розпізнає категорію, суму та дату, після чого бухгалтер перевіряє інформацію і проводить витрату.
Окремо можна вести документи водіїв, транспортних засобів, маршрутів і рейсів, контролювати строки дії, перевірку та історію заміни.
Докладніше: Фінансовий облік перевізника
Звіти і зведення
Звітність автобусного перевізника
У BUSPORTAL звітність формується автоматично з даних про бронювання, квитки, оплати, рейси та витрати. Перевізнику не потрібно вручну переносити інформацію в окремі таблиці: стан рахунків, результати рейсів і показники маршрутів доступні в системі.
- Стан рахунків. Актуальні баланси каси, банківських рахунків, водіїв і контрагентів, а також журнал усіх операцій із фільтрами.
- Касова відомість рейсу. Усі оплати за конкретний рейс із розподілом за способами оплати та зведенням в одну валюту. Відомість можна вивантажити у форматі XLSX.
- Маніфест рейсу. Список пасажирів із номерами місць, контактними даними, пунктами посадки й висадки та статусами квитків.
- Витрати рейсу. Витрати за категоріями — пальне, мито, паркування, ремонт, харчування та інші — із прикріпленими чеками й документами.
- Фінансовий підсумок маршруту. Дохід за поточний і попередній місяці, середня, мінімальна та максимальна вартість квитка, а також розподіл оплат: готівка, картка, банківський переказ, ваучери та знижки.
- Показники маршруту за місяць. Кількість бронювань, дохід, середня завантаженість автобусів, пунктуальність, скасування та неявки пасажирів із порівнянням із попереднім періодом.
Звіти можна переглядати за конкретним рейсом, маршрутом або вибраним періодом. Це дає змогу швидко побачити, які рейси приносять прибуток, де зростають витрати та як змінюється завантаженість маршрутів.
Статистика міст і маршрутів
Аналітика пасажиропотоку
Аналітика пасажиропотоку показує, де пасажири сідають і виходять, якими містами їдуть транзитом та як заповнюються окремі рейси. Ці дані допомагають вирішити, чи потрібна певна зупинка, чи варто додати ще один рейс і які міста формують основний потік пасажирів.
Статистика за містами
Для кожного міста система показує:
- кількість рейсів
- кількість посадок і висадок
- транзитний пасажиропотік
- доступний залишок місць
Дані відображаються за період у шість місяців: три місяці до поточної дати та три місяці після неї, включно із запланованими рейсами.
Відкривши окреме місто, перевізник бачить, які рейси через нього проходять, скільки пасажирів сідає та виходить, скільки продовжує поїздку і скільки місць залишається вільними на наступних ділянках маршруту.
Аналітика маршруту
Для кожного маршруту BUSPORTAL показує щоденну кількість пасажирів і виконаних або запланованих рейсів у 30-денному вікні: 15 днів до поточної дати та 15 днів після неї.
Розрахунок пасажиропотоку здійснюється за оплаченими квитками. Окремо відображається завантаженість найближчих рейсів, що допомагає своєчасно додавати транспорт, коригувати розклад або об’єднувати рейси з низьким попитом.
Лояльність та повторні поїздки
Ремаркетинг і повторні продажі
BUSPORTAL допомагає не лише обробляти нові бронювання, а й повертати пасажирів до наступних поїздок. Система ремаркетингу використовує фактичну історію рейсів, покупок і взаємодії з клієнтами для формування цільових аудиторій.
BUSPORTAL допомагає виділити нових, активних, постійних і VIP-пасажирів, а також клієнтів із ризиком відтоку, сплячу аудиторію та пасажирів, яких варто повернути спеціальною пропозицією.
Для кожного сегмента можна створити окрему маркетингову кампанію: запропонувати повторну поїздку, повідомити про новий маршрут, запустити сезонну акцію або надати персональну пропозицію постійним клієнтам.
Пасажирів можна сегментувати за:
- датою останньої поїздки
- кількістю рейсів і придбаних квитків
- загальною сумою покупок і середнім чеком
- популярними маршрутами та напрямками
- країнами й містами поїздок
- доступними каналами зв’язку
- джерелом першого бронювання
- етапом життєвого циклу клієнта
Канали зв’язку
Розсилки через email, SMS, Viber і Telegram
Маркетингові повідомлення можна надсилати через email, SMS, Viber і Telegram. Перед запуском BUSPORTAL показує прогнозоване охоплення всієї аудиторії та кожного каналу окремо.
Для кожного отримувача система може сформувати унікальний промокод із визначеним розміром знижки та строком дії. BUSPORTAL враховує згоду на маркетингові повідомлення, відмову від розсилок і частотні обмеження, щоб не перевантажувати пасажирів однаковими пропозиціями.
Маркетолог може:
- обрати готову або створити власну аудиторію
- підготувати шаблон повідомлення
- переглянути повідомлення перед надсиланням
- визначити пріоритет каналів
- додати персональний промокод
- надіслати кампанію відразу або запланувати її на потрібний час
- переглянути результати надсилання
ШІ-помічники та підтримка
Мультиканальні комунікації з пасажирами
BUSPORTAL підтримує маркетингові та сервісні повідомлення через email, SMS, Viber і Telegram. Для Telegram також доступний двосторонній сценарій: пасажир спілкується з ботом і ШІ-помічником, а складне питання може бути передане живому оператору.
Оператор отримує звернення у службовій Telegram-темі та відповідає пасажиру, не втрачаючи історію розмови. У вебінтерфейсі BUSPORTAL можна переглядати діалоги, фільтрувати їх за каналом і статусом, знаходити звернення без відповіді, бачити момент передавання від ШІ оператору та архівувати завершені розмови.
Надсилання відповіді безпосередньо з вебінтерфейсу наразі не входить до доступного сценарію: живі відповіді операторів у двосторонніх діалогах здійснюються через Telegram.
Галузеве рішення
CRM для перевізника чи універсальна CRM
Універсальна CRM зберігає контакти, угоди та завдання, але не враховує специфіку пасажирських перевезень: рейси, схеми салону, місця, квитки, посадку пасажирів і рух автобуса. Саме в цих процесах у перевізника найчастіше виникають помилки.
У пасажирських перевезеннях основний об’єкт обліку — не угода, а конкретна поїздка. Вона має дату й час, маршрут, автобус, схему салону, список пасажирів, тарифи та фінансовий результат.
Якщо місце продали через сайт, воно має одразу стати недоступним для диспетчера, водія та інших каналів продажу. Вартість квитка може залежати від пари міст, категорії пасажира, вибраного місця й додаткових послуг. Після завершення рейсу інформація про квитки, оплати та витрати повинна автоматично потрапити у звітність.
Для роботи з такими процесами універсальну CRM доводиться зʼєднувати із системою бронювання, сайтом, GPS-моніторингом, платіжними сервісами, застосунком водія та фінансовим обліком. Через це дані розподіляються між різними системами, а кожна інтеграція потребує окремого контролю.
BUSPORTAL створений як галузева CRM для автобусних перевізників. Бронювання, рейси, місця, пасажири, водії, GPS-моніторинг, оплати та фінанси від початку працюють як частини однієї системи.
Докладніше:
Порівняльний аналіз
BUSPORTAL замість Excel і чатів
| Ручний облік | CRM BUSPORTAL |
|---|---|
| Різні таблиці та списки | Єдина база бронювань і пасажирів |
| Ручна перевірка вільних місць | Актуальна інтерактивна схема салону |
| Інформація про оплату в чатах | Статус оплати в картці бронювання |
| Паперові списки для водія | Мобільний список пасажирів |
| Немає єдиної історії змін | Збережена історія операцій |
| Клієнтська база не використовується | Сегментація та кампанії ремаркетингу |
| Ручне зведення продажів | Фінансова аналітика за рейсами |
| Дзвінки з питанням «Де автобус?» | Публічна GPS-карта з електронного квитка |
Ручний облікCRM BUSPORTAL
Ручний облік
Різні таблиці та списки
CRM BUSPORTAL
Єдина база бронювань і пасажирів
Ручний облік
Ручна перевірка вільних місць
CRM BUSPORTAL
Актуальна інтерактивна схема салону
Ручний облік
Інформація про оплату в чатах
CRM BUSPORTAL
Статус оплати в картці бронювання
Ручний облік
Паперові списки для водія
CRM BUSPORTAL
Мобільний список пасажирів
Ручний облік
Немає єдиної історії змін
CRM BUSPORTAL
Збережена історія операцій
Ручний облік
Клієнтська база не використовується
CRM BUSPORTAL
Сегментація та кампанії ремаркетингу
Ручний облік
Ручне зведення продажів
CRM BUSPORTAL
Фінансова аналітика за рейсами
Ручний облік
Дзвінки з питанням «Де автобус?»
CRM BUSPORTAL
Публічна GPS-карта з електронного квитка
Успішні кейси
Результат на прикладі VD-EXPRESS
Для міжнародного перевізника VD-EXPRESS BUSPORTAL об'єднав сайт онлайн-продажу, бронювання, рейси, пасажирів, трансфери, водіїв, GPS-моніторинг і фінанси.
В результаті впровадження системи перевізник зміг прискорити процес посадки пасажирів вдвічі, виключити випадки подвійних продажів та повністю відмовитись від паперового документообігу на рейсах.
- 600+бронювань щомісяця
- 2активні маршрути
- 25%квитків продається онлайн
- 8геообластей трансферу
- 11транспортних засобів
Покроковий процес
Як відбувається впровадження CRM
- Аналізуємо маршрути, канали продажу та роботу команди.
- Налаштовуємо структуру компанії, користувачів і права доступу.
- Додаємо транспорт, схеми салонів, маршрути, розклад і ціни.
- Підключаємо потрібні канали продажу, оплату та GPS.
- Навчаємо диспетчерів, адміністраторів і водіїв.
- Допомагаємо запустити систему та супроводжуємо подальшу роботу.
Конфігурація BUSPORTAL адаптується до процесів конкретного перевізника.
Часті запитання
Чим BUSPORTAL відрізняється від універсальної CRM?
BUSPORTAL створений спеціально для автобусних перевізників. У ньому вже передбачені рейси, зупинки, розклад, схеми салонів, квитки, трансфери, робота водіїв, GPS, ремаркетинг і фінансовий облік.
Чи можна перенести дані з Excel?
Маршрути та зупинки завантажуються з файлу Excel. Решту структури — транспорт, схеми салонів, розклад і ціни — ми налаштовуємо разом із вами на етапі впровадження. Історію бронювань переносити не обов’язково: сегменти для ремаркетингу будуються з тих поїздок і покупок, які вже проходять через систему.
Чи підходить CRM невеликому перевізнику?
Так. Обсяг налаштування залежить від того, скільки у вас маршрутів і які канали продажу потрібні: підключаються лише ті, якими ви справді користуєтесь. Для орієнтира — кейс VD-EXPRESS на цій сторінці це 2 активні маршрути та 11 транспортних засобів.
Чи можна підключити власний сайт?
Так. BUSPORTAL підключається до власного сайту перевізника: пасажир знаходить рейс, обирає дату й місце, оплачує замовлення та отримує електронний квиток, а розклад, ціни та доступність місць надходять безпосередньо із CRM. Це створює власний канал продажу та зменшує залежність від посередників.
Чи можна використовувати наявні GPS-трекери?
Система працює з апаратними GPS-трекерами Teltonika та обладнанням інших виробників, протоколи яких підтримуються або можуть бути інтегровані. Якщо окремого пристрою на транспортному засобі немає, координати може передавати програмний трекер у застосунку водія.
Як працює ремаркетинг у BUSPORTAL?
Система формує цільові аудиторії з фактичної історії рейсів, покупок і взаємодії з клієнтами: за датою останньої поїздки, кількістю рейсів, сумою покупок, популярними напрямками, каналами зв’язку та етапом життєвого циклу. Для кожного сегмента маркетолог готує кампанію, обирає пріоритет каналів (email, SMS, Viber, Telegram), може додати персональний промокод і подивитися результати надсилання.
Чи можна відповідати пасажирам із вебінтерфейсу?
Наразі ні. У вебінтерфейсі можна переглядати діалоги, фільтрувати їх за каналом і статусом, знаходити звернення без відповіді, бачити момент передавання від ШІ оператору та архівувати завершені розмови. Живі відповіді операторів у двосторонніх діалогах здійснюються через Telegram.
Чи можуть водії працювати зі смартфона?
Так. У мобільному інтерфейсі водій бачить список пасажирів, місця посадки й висадки, схему салону, статуси оплати, багаж і додаткові послуги, сканує QR-квитки, реєструє посадку, передає GPS-координати та завантажує чеки й документи з рейсу. Зміни синхронізуються з CRM, тому диспетчер бачить актуальну ситуацію.
Чи можна обмежувати доступ працівників?
Так. Доступ визначається ролями та правами: кожен працівник бачить лише ті розділи й дії, які йому потрібні. Структуру компанії, користувачів і права доступу ми налаштовуємо на другому кроці впровадження й змінюємо надалі за потреби.
Переведіть керування перевезеннями в одну систему
BUSPORTAL допомагає контролювати бронювання, пасажирів, рейси, водіїв, автопарк, повторні продажі та фінанси без розрізнених таблиць і ручного дублювання даних.
Покажемо, як BUSPORTAL працюватиме на маршрутах вашої компанії.